Why Why Analysis

Why Why Analysis: Solusi Cerdas Menemukan Akar dari Suatu Masalah

Why-Why Analysis adalah salah satu tools root cause analysis untukproblem solving.  Tool ini membantu mengidentifikasi akar masalah atau penyebab dari sebuah ketidaksesuaian pada proses atau produk.

Why-Why Analysis atau 5 Why’s Analysis biasa digunakan bersama dengan Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) dan menggunakan teknik dengan bertanya MENGAPA (Why) dan diulang beberapa kali sampai menemukan akar masalahnya, untuk kemudian segera melakukan perbaikan.

Contoh Diagram Fishbone

Salah satu contohnya adalah sebagai berikut:

Masalah: Mesin Breakdown/Rusak.

1. Mengapa? Komponen automator tidak berfungsi.
2. Mengapa tidak berfungsi? Usia komponen sudah melebihi batas lifetime 12 bulan.
3. Mengapa tidak diganti saat mencapai batas tersebut? Tidak ada yang tahu batas lifetime komponen tersebut.
4. Mengapa tidak ada yang tahu? Tidak ada pencatatan data penggantian komponen.
5. Mengapa tidak ada pencatatan? Nah, sebenarnya kita telah tiba pada salah satu potensi akar masalah, yaitu tidak adanya pencatatan data penggantian komponen.

Untuk dapat sampai pada pada akar masalah,  pertanyaan yang bisa digunakan adalah pertanyaan kelima atau bahkan bisa lebih atau kurang tergantung dari tipe masalahnya.

Tahapan umum saat melakukan root cause analysis dengan why why analysis:

1. Menentukan masalahnya dan area masalahnya
2. Mengumpulkan tim untukbrainstorming sehingga kita bisa memiliki berbagai pandangan, pengetahuan, pengalaman, dan pendekatan yang berbeda terhadap masalah
3. Melakukan gemba (turun ke lapangan) untuk melihat area aktual, obyek aktual, dengan data aktual.
4. Mulai bertanya menggunakan Why Why
5. Setelah sampai pada akar masalah, ujilah setiap jawaban dari yang terbawah apakah jawaban tersebut akan berdampak pada akibat di level atasnya. Contoh: apakah jika kita memiliki pencatatan penggantian komponen maka akan mudah bagi Tim Maintenance untuk melakukan penggantian komponen secara rutin? Apakah hal tersebut paling masuk akal dalam menyebabkan dampak di level atasnya? Apakah ada alternatif kemungkinan penyebab lainnya?
6. Pada umumnya solusi tidak mengarah pada menyalahkan ke orang tapi bagaimana cara melakukan perbaikan sistem atau prosedur.
7. Jika akar penyebab sudah diketahui maka segera identifikasi dan implementasikan solusinya.
8. Monitor terus kinerjanya untuk memastikan bahwa masalah tersebut tidak terulang lagi.

Dari masing-masing permasalahan yang didapat, bisa menjadi acuan untuk pembuatan standar perbaikan bila terjadi masalah yang sama.